Метаморфозы электронной подписи. Что нужно знать бизнесу в 2023 году
1 сентября 2023 года в сфере электронной подписи произойдут изменения. Они затрагивают работу бизнеса и его сотрудников.
1 сентября 2023 года в сфере электронной подписи произойдут изменения. Они затрагивают работу бизнеса и его сотрудников. Три совета предпринимателям о том, как успеть подготовиться и не нарушить процессы, дал руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.
Электронная подпись давно и надолго вошла в жизнь бизнеса. Документы от имени компании подписывают не только руководители, но и, например, бухгалтеры, когда сдают отчетность в налоговую, или кадровики, когда заключают трудовые договоры с сотрудниками.
Сейчас такие сотрудники могут делать это двумя способами: сертификатом физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) или сертификатом с реквизитами юрлица — его принято называть сертификатом сотрудника. Но с 1 сентября его перестанут выдавать удостоверяющие центры, а на МЧД успели перейти еще не все информационные системы.
Совет № 1: два сертификата — лучше одногоСертификат сотрудника — самый привычный способ подписи документов для сотрудников. В нем есть и реквизиты человека, который подписывает документы, и компании, от имени которой он это делает.
Сертификат физлица и МЧД — относительно новый инструмент в документообороте для бизнеса. В будущем он станет единственной возможностью для сотрудников подписывать документы от лица компании и полностью заменит сертификат сотрудника. В отличие от сертификата сотрудника в нем нет данных о компании. Поэтому вместе с ним нужно использовать МЧД — машиночитаемую доверенность.
Как использовать сертификаты
Изменения в законе об электронной подписи не запрещают использовать до начала осени 2024 года и сертификат физлица, и сертификат сотрудника. Рекомендуем воспользоваться этой возможностью, чтобы подстраховать себя:
1. На площадках, которые перешли на новые правила работы, использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность. Например, ФНС, Честный ЗНАК, СФР, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК, системах ЭДО контрагентов.
2. В системах, которые еще не перешли на новые правила работы, использовать сертификат юрлица — проверьте, до какого числа он действует. Обновите его, если он заканчивается до 31 августа 2024 года. Так вы подстрахуете компанию и сможете работать во всех информационных системах без сбоев как можно дольше.
Использовать только один из двух способов подписи документов опрометчиво. Сертификаты сотрудников могут закончиться посреди года, получить их после 1 сентября 2023 года будет невозможно. Тогда компании придется тратить время на получение сертификатов физлица и оформление машиночитаемой доверенности.
Сертификаты физлиц и МЧД — тоже не гарантия уверенной работы. Пока не все информационные системы и контролирующие органы умеют работать с машиночитаемой доверенностью, поэтому полный переход на этот способ может также поставить на паузу некоторые процессы компании.
Совет № 2: будьте на волне измененийБизнес, госструктуры, порталы и разработчики стараются создавать плотную информационную повестку, чтобы пользователи могли разобраться в теме изменений. Пользуйтесь этой возможностью: участвуйте в вебинарах, бизнес-завтраках и других мероприятиях от операторов ЭДО, госорганов, торговых площадок. Консультируйтесь с экспертами-разработчиками сервисов, не бойтесь задавать вопросы о создании машиночитаемых доверенностей, использовании электронной подписи в разных системах. Правила работы с МЧД только появляются, в этой теме пытаются разобраться все участники рынка.
Совет № 3: позаботьтесь о сотрудникахИз-за изменений в законе количество электронных подписей в компаниях увеличилось практически вдвое. Отслеживать, как и что должны подписывать сотрудники, стало намного сложнее, особенно крупным компаниям. Чтобы управлять сертификатами было проще, рекомендуем:
1. Проанализировать, какие полномочия сотрудников на подписание документов из бумажных доверенностей можно перевести в электронный вид, — типовые полномочия можно посмотреть в реестре ЕСНСИ.
2. Определить, кто из сотрудников подписывает документы от имени компании и в каких системах они должны работать с электронной подписью.
3. Понять, по каким условиям работают эти системы и успели ли они перейти на новые правила.
4. Оформить на сотрудников необходимые сертификаты и выдать им МЧД.
https://aif.ru/money/business/metamorfozy_elektronnoy_podpisi_chto_nuzhno_znat_biznesu_v_2023_godu?erid=LjN8KWwvs
Последние новости

Сотрудники УФК по Курской области передали гуманитарный груз в зону проведения специальной военной операции, который уже доставлен по назначению.
На этот раз посылка включала себя лекарства и предметы оказания медицинской помощи для одной из военных частей в Белгородской области, где служит муж сотрудницы Управления.
В Управление более 74% обращений граждан поступают в электронном виде
Это архивная публикация - она может содержать устаревшую информацию. В январе-феврале 2025 года в УФНС России по Курской области поступило 5861 письменное обращение граждан и организаций.

Удовлетворены иски Льговского межрайонного прокурора о признании права граждан на получение финансовой помощи в связи с утратой имущества первой необходимости
В прокуратуру обратились трое жителей Льговского района по вопросу восстановления их прав на получение единовременной выплаты.

Прокуратура Тимского района направила в суд иски об установлении факта смерти трех граждан
В прокуратуру Тимского района поступили обращения трех граждан, выехавших с территории Суджи, о признании факта смерти их родственников на территории Суджанского района.