Метаморфозы электронной подписи. Что нужно знать бизнесу в 2023 году

1 сентября 2023 года в сфере электронной подписи произойдут изменения. Они затрагивают работу бизнеса и его сотрудников. Три совета предпринимателям о том, как успеть подготовиться и не нарушить процессы, дал  руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.

Электронная подпись давно и надолго вошла в жизнь бизнеса. Документы от имени компании подписывают не только руководители, но и, например, бухгалтеры, когда сдают отчетность в налоговую, или кадровики, когда заключают трудовые договоры с сотрудниками.

Сейчас такие сотрудники могут делать это двумя способами: сертификатом физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) или сертификатом с реквизитами юрлица — его принято называть сертификатом сотрудника. Но с 1 сентября его перестанут выдавать удостоверяющие центры, а на МЧД успели перейти еще не все информационные системы.

Сертификат сотрудника — самый привычный способ подписи документов для сотрудников. В нем есть и реквизиты человека, который подписывает документы, и компании, от имени которой он это делает.

Сертификат физлица и МЧД — относительно новый инструмент в документообороте для бизнеса. В будущем он станет единственной возможностью для сотрудников подписывать документы от лица компании и полностью заменит сертификат сотрудника. В отличие от сертификата сотрудника в нем нет данных о компании. Поэтому вместе с ним нужно использовать МЧД — машиночитаемую доверенность.

Как использовать сертификаты

Изменения в законе об электронной подписи не запрещают использовать до начала осени 2024 года и сертификат физлица, и сертификат сотрудника. Рекомендуем воспользоваться этой возможностью, чтобы подстраховать себя:

1. На площадках, которые перешли на новые правила работы, использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность. Например, ФНС, Честный ЗНАК, СФР, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК, системах ЭДО контрагентов.

2. В системах, которые еще не перешли на новые правила работы, использовать сертификат юрлица — проверьте, до какого числа он действует. Обновите его, если он заканчивается до 31 августа 2024 года. Так вы подстрахуете компанию и сможете работать во всех информационных системах без сбоев как можно дольше.

Использовать только один из двух способов подписи документов опрометчиво. Сертификаты сотрудников могут закончиться посреди года, получить их после 1 сентября 2023 года будет невозможно. Тогда компании придется тратить время на получение сертификатов физлица и оформление машиночитаемой доверенности.

Сертификаты физлиц и МЧД — тоже не гарантия уверенной работы. Пока не все информационные системы и контролирующие органы умеют работать с машиночитаемой доверенностью, поэтому полный переход на этот способ может также поставить на паузу некоторые процессы компании.

Бизнес, госструктуры, порталы и разработчики стараются создавать плотную информационную повестку, чтобы пользователи могли разобраться в теме изменений. Пользуйтесь этой возможностью: участвуйте в вебинарах, бизнес-завтраках и других мероприятиях от операторов ЭДО, госорганов, торговых площадок. Консультируйтесь с экспертами-разработчиками сервисов, не бойтесь задавать вопросы о создании машиночитаемых доверенностей, использовании электронной подписи в разных системах. Правила работы с МЧД только появляются, в этой теме пытаются разобраться все участники рынка.

Из-за изменений в законе количество электронных подписей в компаниях увеличилось практически вдвое. Отслеживать, как и что должны подписывать сотрудники, стало намного сложнее, особенно крупным компаниям. Чтобы управлять сертификатами было проще, рекомендуем:

1. Проанализировать, какие полномочия сотрудников на подписание документов из бумажных доверенностей можно перевести в электронный вид, — типовые полномочия можно посмотреть в реестре ЕСНСИ.

2. Определить, кто из сотрудников подписывает документы от имени компании и в каких системах они должны работать с электронной подписью.

3. Понять, по каким условиям работают эти системы и успели ли они перейти на новые правила.

4. Оформить на сотрудников необходимые сертификаты и выдать им МЧД.

https://aif.ru/money/business/metamorfozy_elektronnoy_podpisi_chto_nuzhno_znat_biznesu_v_2023_godu?erid=LjN8KWwvs